Kraven på att projekten levererar rätt lösning och utförs på rätt sätt blir allt viktigare i takt med mer slimmade organisationer, snabbare krav på time-to-market och jakten på effektivitet. Det här blogginlägget beskriver en av flera metoder för att möta dessa ökade krav.
Ett projekt ses normalt som ett engångsarbete som genomförs av en tillfällig projektorganisation. Syftet kan vara att skapa något nytt eller förbättra något befintligt. Då en uppgift ska lösas i projektform finns det åtminstone tre strategiska frågor att ta ställning till:
1. Att lösa rätt problem eller behov
2. Att finna den bästa lösningen
3. Att genomföra lösningen på bästa sätt
De två första frågorna handlar mycket om kännedom om verksamheten och förmåga till kreativitet. De bör behandlas i samband med ett projekts initiering eller i en förstudie, dvs innan projektet startar. Den tredje frågan kan behandlas både i en förstudie och i projektets inledning, planeringsfasen.
Flera studier visar att missnöje med projektets resultat huvudsakligen förklaras av brister i beställningen, vilket berör de två första frågorna. Projektet var inte helt rätt tänkt från början.
Edward de Bono
Edward de Bono, född 1933 på Malta, är en läkare och författare som förknippas med gruppers effektivitet och med begreppet kreativitet, som han menar att alla kan lära sig. Hans tankar och metoder är framför allt tillämpliga i de två första momenten, dvs för att precisera problemet och för att finna den bästa lösningen.
De Bono menar att det vid problemlösning och tänkande i grupp finns tre vanliga problem
Vi reagerar ofta känslomässigt i stället för att tänka logiskt. Känslor är inte fel, men de ska användas på rätt ställe.
Om gruppen saknar strategier för tänkandet, blir den lätt paralyserad.
Brist på strategi för tänkandet och processen skapar förvirring i gruppen. Gruppen talar ofta om olika saker samtidigt, har olika perspektiv och kan befinna sig på olika detaljnivåer samtidigt.
Två av de Bonos metoder adresserar just dessa problem: Lateralt tänkande (The Use of Lateral Thinking, 1967) och Sex tänkarhattar (Six Thinking Hats®, 1985). Metoderna har fått stor internationell spridning.
Lateralt tänkande
De Bonos laterala tänkande är en metod för att stimulera skapandet av nya och gärna okonventionella lösningar på ett problem. Metoden används för det första momentet ovan, nämligen att definiera problemet och finna en lösning. Det går att t ex tänka tvärtemot, byta perspektiv, pröva nya kombinationer och hämta lösningar och idéer från helt andra områden. Det här är något som många projekt skulle må bra av. Fruktbart kan också vara att bemanna problemlösningsgruppen på ett okonventionellt sätt, t ex genom att ta med biologer och marknadsförar vid teknisk problemlösning. Metoden kan liknas vid brainstorming där det inte i första hand bedöms vad som är bra och realistiskt. Lateralt tänkande syftar till att finna en lösning.
Varför är lateralt tänkande användbart i projekt?
Lateralt tänkande passar inom flera områden, inte minst i dagens projektklimat. Idag ökar kraven på projekten genom att chefer och beställare ofta överlåter till projekten att lösa sin uppgift på ett kreativt, nytänkande och värdeskapande sätt. Projektledaren får dessutom ofta sin beställning iform av en relativt ofullständig beskrivning av vad som ska göras. Då kan projektledaren använda lateralt tänkande som ett bra verktyg.
Ett exempel från högskolevärlden är läraren som för att spara tid, lät sina studenter ta hem och rätta sina egna tentor. Det kunde göras med hjälp av en uttömmande och pedagogisk rättningsmall som studenterna fick med sig hem. Före utlämnandet tog läraren en kopia av tentan. Vinsten blev för studenten ett extra bra förståelse- och inlärningstillfälle och för läraren avsevärd reducering av rättningstiden, då endast en snabb koll behövde göras av varje tenta.
Sex tänkarhattar
De Bonos metod sex tänkarhattar (Six Thinking Hats®) innebär att en grupp tillsammans analyserar och bedömer en lösning systematiskt ur sex olika perspektiv, ett perspektiv i taget. Varje perspektiv symboliseras av en färgad hatt och tanken är att alla i gruppen samtidigt ikläder sig en hatt av samma färg.
De Bonos sex tänkarhattar
Vit hatt representerar objektiva fakta och information, ingen spekulation tillåts
Röd hatt representerar den emotionella aspekten, känslor och intuition, kräver ingen motivering
Svart hatt representerar det negativa och söker risker, problem, svagheter och hot som motiveras logiskt
Gul hatt representerar fördelar, styrkor och möjligheter som motiveras logiskt
Grön hatt representerar det kreativa, och används för alternativ och nytänkande
Blå hatt representerar processen, vad gruppen bör fokusera på och kanske nödvändiga förändringar i gruppens sammansättning
Med hjälp av hattarna uppnås bl a följande fördelar
- Strukturering av tänkandet
- Allas deltagande stimuleras
- Fokusering på samma sak samtidigt i gruppen
- Kreativiteten i gruppen stimuleras och ökas
- Kommunikationen i gruppen underlättas
- Underlättande och effektivisering av beslutsfattande
Låt oss spinna vidare på exemplet ovan, där det laterala tänkandet kring effektiv tentamensrättning resulterade i det sensationella lösningsförslaget att studenten rättar sin egen tenta. Lösningen analyseras nu med hjälp av de sex hattarna i tur och ordning.
Nedan visas exempel på frågeställningar som kan komma upp
Vit hatt (information och fakta). Hur många tentor handlar det om per år? Hur många lärartimmar läggs ner på rättning per år? Vilka typer av tentor rör det sig om – korta faktasvar eller essay-svar?
Röd hatt (intuition och känslor). Verkar modernt och bra! Kanske orättvisa missar i rättningen kan komma att göras?
Svart hatt (problem m.m) Alla typer av tentor passar inte för detta. Alla lärare kanske inte gillar detta. Studenterna kan komma att kräva detta på alla kurser. Går det att skapa heltäckande rättningsmallar? Är det rättssäkert? Hur skall överklagningar hanteras?
Gul hatt (fördelar m.m). Extra inlärningstillfälle för studenten och minskad rättningstid för läraren
Grön hatt (nya lösningsidéer m.m). För tentor med relativt korta fakta svar kan man förenkla ännu mer genom att tillämpa flervalsfrågor. Essay-frågor bör lämnas helt utanför
Blå hatt (process m.m). Ta med fler lärarrepresentanter i gruppen så att alla typer av kurser och tentor är representerade
Det här blogginlägg har förhoppningsvis belyst hur de Bonos metoder kan användas för att skapa kreativitet vid problemlösning och utformning av projektbeställningar.
Om du vill lära dig praktisera metoden finner du här länkar till litteratur att köpa på amazon.com, Bokus och Adlibris